Eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist u.a., dass eine Rechnung vorliegt, die die nachfolgend genannnten Angaben enthält:

- Richtiger Name und richtige Anschrift des Unternehmers sowie des Leistungsempfängers,

- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Idenfikationsnummer des leistenden Unternehmers,

- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,

- Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum),

- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlen- oder Buschstabenreihen oder eine Kombination, die zur Indentifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

- anzuwendender Steuersatz,

- Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung - ausreichend ist die Angabe des Kalendermonats, in dem die Lieferung/Leistung ausgeführt wurde. Auch dann, wenn der Tag der Lieferung/Leistung mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, also z.B. bei Barzahlungsrechnungen, ist der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung anzugeben; ausreichend ist die Angabe wie z.B. "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum".

- Nettoentgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,

- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder ein Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung,

- im Fall des § 14a UStG die jeweils dort bezeichneten Angaben, also z.B. Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuldnerschaft

- im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt,


Eine Kleinbetragsrechnung i.S.d. § 33 UStDV (Gesamtbetrag bis EUR 150,-) muss die folgenden Angaben enthalten:

- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,

- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,

- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung/sonstige Leistung in einer Summe,

- anzuwendender Steuersatz,

- Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum),

- Liegt eine Steuerbefreiung vor, ist in der Rechnung darauf hinzuweisen,


Fehlerhafte bzw. unvollständige Rechnungen können zwar vom Rechnungsaussteller berichtigt bzw. ergänzt werden, doch solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Insbesondere bei regelmäßig wiederkehrender Leistungsabrechnung (z.B. Wartungspauschalen) ist daher zu empfehlen, dass in der Rechnung auf die Dokumente verwiesen wird, aus denen sich z.B. eine detaillierte Leistungsbeschreibung und auch der Zeitpunkt der Leistung ergeben (z.B. Stundenzettel, Arbeitsbericht oder ggf. Lieferschein).


Stand: Juni/2009